Libro de compras y gastos: guía para crearlo en Excel

¿Qué es el libro de compras y gastos?

El libro de compras y gastos es un documento que informa de todas las compras realizadas por un autónomo, así como de los gastos derivados de la actividad. Se trata de una representación fiel de las partidas negativas de la actividad, siendo las positivas los ingresos por ventas o prestación de servicios.

Estas últimas aparecen reflejadas en el libro de ventas e ingresos, aunque con frecuencia la base de datos u hoja de cálculo integra ambas facetas de la contabilidad en un único archivo llamado informalmente “libro de gastos e ingresos”.

¿Para qué sirve el registro de compras y gastos?

El libro de compras y gastos ayuda a llevar un control preciso de las transacciones manteniendo un registro detallado de todos los gastos y compras. De este modo, los autónomos pueden revisar sus finanzas, garantizar el cumplimiento fiscal, analizar los costes fijos y variables de su negocio y, en base a los resultados obtenidos, tomar decisiones sobre la viabilidad o capacidad de crecimiento de la empresa.

Cómo crear un libro de compras y gastos en Excel

Es conveniente que el libro de compras y gastos se realice en un formato de base de datos o, al menos, en una hoja de cálculo. Microsoft Excel, una Hoja de Cálculo de Google o algún equivalente será suficiente para cumplimentar este libro. 

¿Qué se puede incluir en el libro de gastos?

En el libro de gastos solo pueden recogerse conceptos desgravables en la actividad desarrollada. En otras palabras, solo pueden aparecer facturas de importes sin los cuales realizar la actividad no es viable, o que contribuyen directamente a ella. Gastos y compras fiscalmente justificables.

Además, como ya se ha mencionado previamente, esta fiscalidad justificable solo incluye la base efectiva según el grado de afectación. Por ejemplo, si un mismo servidor almacena dos sitios web, uno de actividad profesional y otro personal, es coherente incluir solo la mitad como gasto desgravable.

Campos obligatorios del libro de compras y gastos

Ha de tener los siguientes campos básicos, que se aconseja distribuir por columnas:

1. Número de la factura.
2. Fecha de esta.
3. Datos del proveedor, como el CIF o el nombre.
4. Descripción del servicio.
5. El total de la factura.
6. La base imponible.
7. El IVA repercutido.
8. Las retenciones del IRPF.

Información recomendada

Además, es recomendable incluir otros apartados:

1. El número de línea, para poder ordenar la información según fue almacenada. Es una suerte de backup del orden.
2. Tipo. En esta celda puede incluirse información relativa al tipo de gasto: suministros, papelería, mercadería, etc.

Modelos de Hacienda

El libro de gastos y compras es fundamental para completar algunos de los modelos de Hacienda:

• La base efectiva según el grado de afectación. Esto será muy útil a la hora de hacer el modelo 100 o declaración de la Renta. Por ejemplo, será posible desgravarse el 30% de la factura de la luz del área ocupada como actividad de la vivienda (que se ha de contabilizar a través del modelo 036 o 037). Si una actividad ocupa el 30% de la vivienda y al trimestre el gasto en electricidad (al 21%) asciende a 200 euros, la base imponible será de 165,29 euros (200/1,21), pero la base imponible efectiva será de 14,87 euros. Es decir, no se podrá desgravar toda la factura, solo una parte.
• El porcentaje de IVA. Esto es particularmente útil a la hora de cumplimentar los modelos trimestrales 303 o el anual 390. En estos modelos es posible que se demande incluir el IVA separado por sus porcentajes habituales: 4%, 10%, 21%.

¿Para quién es obligatorio este libro?

No todos los autónomos están obligados a disponer de un libro de compras y gastos. De hecho, según la Agencia Tributaria, las obligaciones de las distintas modalidades son diferentes. En la siguiente lista se muestran los libros obligatorios por modalidad:

Autónomos mercantiles en estimación directa normal

• Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.

Autónomos no mercantiles en estimación directa normal

• Libro de ventas e ingresos.
• Libro de compras y gastos.
• Libro de bienes de inversión.

Autónomos en estimación directa simplificada

• Libro de ingresos.
• Libro de gastos.
• Libro de bienes de inversión.
• Libro de provisiones de fondos y suplidos.

Autónomos en estimación objetiva

• Libro de bienes de inversión.
• Libro de ventas e ingresos.

Que no sea obligatorio no significa que no sea recomendable. En caso de inspección, la Administración podrá pedir como poco las facturas de compras y gastos. Por ello, resulta conveniente tener un índice con todas ellas apuntadas, y pocos hay mejores que este libro. Aunque no sea obligatorio, conviene tener un libro de compras y gastos, pudiendo optar por uno informal.

Conservar las facturas, imprescindible

Tanto si se está obligado a realizar un libro de compras y gastos como si no, siempre se está en la obligación de conservar las facturas desgravadas, ya sea en formato físico o digital, de forma que una auditoría pueda verificar que el gasto estaba justificado como empresarial.Esto será útil para tramitar el IVA cada periodo y también a la hora de justificar gastos en la declaración de la Renta. Según la Agencia Tributaria, es obligatorio guardar facturas por IVA durante cuatro años, y por IRPF cinco. Aun así, se aconseja conservarlas durante más tiempo, especialmente si están en formato electrónico y no ocupan espacio físicos